Henkilörekisteriseloste / tietosuoja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 § Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679


Rekisterinpitäjä

Amorinranta Oy (Y-tunnus 2690650-5)
www.amorinranta.fi


Rekisteriasioista vastaava henkilö/yhteystiedot

Amorinranta Oy
Perhe- ja paripsykoterapeutti Jouni Raipela
Rantatie 3, 35500 Korkeakoski (Juupajoki)
info@amorinranta.fi


Rekisterin nimi

Amorinranta Oy:n terapia- ja työnohjaus- sekä konsultointipalveluiden
asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri koskee Amorinranta Oy:n terapia- ja työnohjaus- sekä
konsultointipalveluita käyttäviä asiakkaita. Amorinranta Oy:n työntekijät (psykoterapeutit ja työnohjaajat Elli ja Jouni Raipela) tallentavat ja käsittelevät henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.
Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille
on määritelty. Fyysisesti henkilötietoja käsitellään Amorinranta Oy:n
vastaanottotiloissa Tampereella ja Juupajoella.

Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n
mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja
säilyttää asiakasasiakirjat/potilasasiakirjat.

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan
terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin
potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan
turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin
sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009).

Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö:

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679
Potilasasiakirja-asetus (298/2009)
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1984,
564/1994)
Arkistolaki (841/1994)
Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä
tiedonhallintatavasta, 2. luku (1030/1999)

Rekisterin tietosisältö

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan
potilasasiakirjoihin on merkittävä hoidon järjestämisen, suunnittelun,
toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.

Amorinranta Oy:n henkilöstö (Elli Raipela tai Jouni Raipela) ei saa ilman
asiakkaansa/potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai potilaan asemasta ja
oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n mukaista muuta syytä antaa
sivulliselle potilasasiakirjojen tietoja. Potilasasiakirja-asetus (298/2009).

Asiakkaiden kanssa käytyjä keskusteluja ei tallenneta yksityiskohtaisesti,
vaan niistä laaditaan lyhyt tiivistelmä ja yhteenveto. Olemme sitoutuneet
suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä. Rekisteriin tallennetaan
yksityishenkilöiden henkilötietoja, jotta palvelu voidaan tuottaa
asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Manuaaliseen rekisteriin kerätään
asiakkaan ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat henkilötiedot, joita
tarvitaan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen.


Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset


Ajanvarauksen yhteydessä asiakas luovuttaa palveluntuottajan käyttöön
henkilötietoja sekä yhteystietoja. Tietoja saadaan aina ensisijaisesti
asiakkaalta itseltään pyytämällä tai ajanvarauksen yhteydessä sekä
asiakas-/terapiakäynneillä. Kunnan palveluseteli -asiakkaiden kohdalla
tietoja saadaan myös palvelusetelijärjestelmän (Parasta Palvelua) kautta
asiakkaan varatessa aikaa palveluntuottajalta. Tampereen – ja Oriveden
kuntien palvelusetelituottajana Amorinranta Oy ja palveluseteliasiakkaat
ovat sitoutuneet asiakaskäynteihin liittyvään tietojen luovutukseen
palvelusetelin myöntäjälle terapiakäynteihin liittyen. Tällöin palvelusetelin myöntäjälle toimitetaan paperilla käyntien päätyttyä lyhyt
tiivistelmä asiakaskäynneistä.

Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä

Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon
toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei
saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai Potilaan asemasta ja
oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n syytä antaa sivulliselle
potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen
laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus
säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Kaikki
terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia
salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta
vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää
lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat
olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista
lastensuojelun tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25 §).
Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Potilastietoja voidaan luovuttaa myös
terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille
tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Laki
terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) 3 §;
Tartuntatautilaki 589/1986 23 a §).


Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta
sivullisille. Tietoturvaan ja tietosuojaan sekä tietojärjestelmien käyttöön
liittyen noudatetaan asianmukaisia suojausjärjestelmiä. Kaikki aineisto
(manuaalinen ja sähköinen) säilytetään lukitussa ja murtosuojatussa
tilassa.

MANUAALINEN AINEISTO: Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat
säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n
mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain (523/1999) 32 §:n
mukaan suojattaviksi. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan
asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin
tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaaliset/paperilla olevat tiedot
säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa murtosuojatuissa
tiloissa.

SÄHKÖISEN AINEISTON käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja
tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Amorinrannan sähköinen aineisto koostuu ainoastaan asiakkaiden
ajanvarauspohjalta syntyvistä sähköpostiyhteystiedoista (Amorinranta
Oy:n ja pariterapeutti.fi sähköpostin kautta muodostuvista
yhteystiedoista) sekä kuntien (Tampere ja Orivesi) palveluseteli
-asiakkaiden tiedoista. Palvelusetelijärjestelmän (Parasta Palvelua)
kautta tulevat asiakastiedot käsitellään Parasta Palvelua
järjestelmäsivustolla. Parasta Palvelua järjestelmässä tietoja käsitellään
ajanvarauksen ja laskutuksen yhteydessä. Tällöin tietoja käsitellään
internet-palvelimella ja tällöin laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta
tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Amorinranta Oy ei siis
käsittele asiakastietoja sähköisesti muulla tavalla tai pidä varsinaista
sähköistä asiakas-/henkilötietorekisteriä. Amorinranta Oy huolehtii siitä,
että asiakastietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita
henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden
työnkuvaan asiakas kuuluu. Fyysisesti työtietokoneet säilytetään
lukituissa ja murtosuojatuissa (Verisure -turvajärjestelmä) tiloissa.

Mikäli asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee
lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää
tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä
ajassa. Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon
täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua,
pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä
vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Amorinranta Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta
aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.

Amorinranta Oy sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun
henkilön vaatimuksesta oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään
rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä,
tarpeettomia, puutteellisia tai esimerkiksi vanhentuneita. Mikäli tiedon
korjaamista ei hyväksytä, annetaan henkilölle perusteltu ilmoitus, jossa
kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Juupajoella 15.5.2018
Amorinranta Oy